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9 de enero de 2026 | 10:20
Se trata de una duda que se plantean muchas personas cuando inician una actividad comercial o profesional y cuya solución, en ocasiones, tienen más que ver con cuestiones personales que jurídicas o tributarias.
En este artículo no pretendemos resolver esta duda, sino explicar, de modo somero, las diferencias que hay entre ambas opciones sin decantarnos por una u otra, se trata, dejando al margen los datos detallados sobre obligaciones tributarias de pago, de comparar las ventajas e inconvenientes que cada una de estas opciones presenta respecto al ejercicio de una actividad comercial y/o profesional, dejando al margen los trámites administrativos relativos a los establecimientos o locales abiertos al público.
Antes de hacer la citada comparación, hemos de aclarar que este artículo no trata de definir y comparar los distintos tipos de sociedades mercantiles.
INICIO DE LAS ACTIVIDADES
El primer trámite al que se enfrenta una empresa es su existencia, bien como sociedad mercantil o como trabajador autónomo.
Para un trabajador autónomo, los trámites son relativamente sencillos, bastaría con:
- Darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, mediante la presentación del modelo 036 o 037 en la Agencia Tributaria.
- Afiliarse en la Seguridad Social, en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, o Mutua profesional, según los casos, lo que obliga al pago de cuotas mensuales.
Una sociedad mercantil requiere trámites más complejos:
- El primer paso es solicitar un nombre al Registro mercantil y esperar la respuesta favorable, en forma de certificado negativo, es decir, que ninguna otra sociedad tiene el nombre solicitado.
- Obtenido el certificado negativo, hay que abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en la que se debe ingresar el capital social que tendrá dicha mercantil.
Hay que tener en cuenta que:
· El capital social mínimo para abrir una sociedad es de 3.000 €
· Cada socio debe ingresar la parte de capital social que se corresponda con la participación que tendrá en la sociedad, una vez constituida.
- Hay que redactar los estatutos sociales por los que se regirá la sociedad y que, como mínimo, debe contener los siguientes extremos:
· Denominación social.
· Objeto social, es decir, la actividad que desarrollará la sociedad, teniendo en cuenta que se pueden incluir varias.
· Domicilio social, es el lugar donde la sociedad tendrá su sede administrativa y que puede, o no, coincidir con la dirección del local de negocio.
· Capital social, que se divide en participaciones o acciones según el tipo de sociedad, debiendo indicar el número en que se divide el capital social y el valor nominal de cada una de ellas.
· Número de socios y número de participaciones o acciones que ostentará cada uno.
· Tipo de administración de la sociedad, indicando quien ostentará dichos cargos administrativos.
- Seguidamente, con las certificaciones obtenidas, respecto a los anteriores pasos, hay que redactar un Acta notarial de constitución, en la que deberán firmar todos los socios.
- Además, si algún socio ostenta un porcentaje superior al 25% del capital social habrá que formalizar, ante notario, el Acta de titularidad real.
- Comunicar la constitución a la Agencia Tributaria para obtener un Número de Identificación Fiscal provisional que, una vez finalizada la constitución, pasará a ser definitivo.
- Inscribir la constitución en el Registro Mercantil provincial correspondiente.
- Obtenida la inscripción, habrá que solicitar, en la Agencia Tributaria, el NIF definitivo e inscribir la Sociedad constituida en el Impuesto de Actividades Económicas.
Debemos tener presente que, una vez constituida, la sociedad mercantil ostenta su propia personalidad jurídica, de manera que, la sociedad mercantil será considerada, jurídicamente, como una persona diferente e independiente de sus socios, como personas físicas.
GESTIÓN
La gestión diaria de un negocio regentado por un trabajador o profesional autónomo requiere:
- Pagar, mensualmente, las cuotas de afiliación a la Seguridad Social o a la Mutua profesional correspondiente.
- Contar con un certificado electrónico válido para el desarrollo de todas las gestiones con la Administración pública.
- Aunque no es obligatorio, sí es conveniente llevar la contabilidad conforme al Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, o, al menos, algún tipo de contabilidad que permita gestionar los activos y pasivos del negocio y liquidar los impuestos correspondientes.
- Liquidar, trimestralmente, las correspondientes declaraciones del Impuesto sobre el Valor Añadido mediante la presentación del modelo 303 en la Agencia Estatal Tributaria.
- Presentar anualmente, en la Agencia Estatal Tributaria, el modelo 390, relativo al Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Liquidar, trimestralmente, la declaración fraccionada sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, mediante la presentación del modelo 130, en la Agencia Estatal Tributaria.
- Presentar anualmente, en la Agencia Estatal Tributaria, el modelo 100, relativo al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
- Presentar anualmente la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros que hayan superado los 3.005,06 €, mediante la presentación del modelo 347 en la Agencia Estatal Tributaria
- Presentar anualmente el Resumen anual de Retenciones e ingresos a Cuenta, mediante la presentación del modelo 190, en la Agencia Estatal Tributaria, en los siguientes casos:
· Que haya contratado servicios a otros autónomos con retenciones de IRPF aplicadas.
· Que cuente con trabajadores contratados.
· Que hayan satisfecho rendimientos sujetos a retención
- Comunicar a la Agencia Estatal Tributaria y a la Seguridad Social los cambios que se produzcan respecto al domicilio, actividad, datos bancarios.
Ello, teniendo en cuenta que la gestión del negocio será llevada a cabo por la persona inscrita como autónomo, quien deberá hacerse cargo, personalmente, o a través de apoderado, de las contrataciones y demás gestiones.
Dada la complejidad de la gestión, lo más recomendable es la contratación de un gestor profesional que realizará todas estas gestiones de modo correcto, evitando errores que podrían dar lugar a una inspección y/o sanciones.
La gestión de una sociedad mercantil deberá ser llevada a cabo por sus administradores, sin que los socios, que no tengan tal condición, puedan realizar actos de administración (contrataciones, gestiones administrativas, etc.).
Estas gestiones, como norma general incluyen:
- Celebrar, anualmente, una junta general de socios en las que participarán, además de los socios de la mercantil, sus administradores, y en la que se podrán decidir numerosas cuestiones respecto a la gestión de la sociedad (modificaciones sociales, domicilio, de cargos de administración, etc.).
- Contar con un certificado electrónico válido para el desarrollo de todas las gestiones con la Administración pública.
- Levar la contabilidad conforme al Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre.
- Hay que tener en cuenta que los administradores de una sociedad mercantil deben estar inscritos como autónomos en su régimen correspondiente de la Seguridad Social Pagar, por lo que habrá que tener en cuenta si los pagos mensuales los efectúa la sociedad o el administrados, personalmente.
- Liquidar, trimestralmente, las correspondientes declaraciones del Impuesto sobre el Valor Añadido mediante la presentación del modelo 303 en la Agencia Estatal Tributaria.
- Presentar anualmente, en la Agencia Estatal Tributaria, el modelo 390, relativo al Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Liquidar, en los meses de abril octubre y diciembre, la declaración fraccionada sobre el Impuesto de Sociedades, mediante la presentación del modelo 202, en la Agencia Estatal Tributaria.
- Presentar anualmente, en la Agencia Estatal Tributaria, el modelo 200, relativo al Impuesto de Sociedades.
- Presentar anualmente la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros que hayan superado los 3.005,06 €, mediante la presentación del modelo 347 en la Agencia Estatal Tributaria
- Presentar anualmente el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta, mediante la presentación del modelo 190, en la Agencia Estatal Tributaria, en los siguientes casos:
· Sociedades con trabajadores en nómina que hayan practicado retenciones IRPF
· Empresas que hayan contratado servicios profesionales con retención
· Entidades que hayan satisfecho premios o rendimientos sujetos a retención
· Organizaciones que hayan abonado prestaciones de desempleo o similares
- Comunicar al Registro mercantil, mediante escritura pública, cualquier cambio en los órganos de administración, capital social o domicilio social, para que sean inscritos.
- Comunicar a la Agencia Estatal Tributaria y a la Seguridad Social los cambios que se produzcan respecto al domicilio, actividad, datos bancarios.
- Presentar, anualmente, las cuentas anuales en el Registro mercantil en el que se haya inscrito la sociedad.
En caso de que la sociedad cuente con personal contratado, las gestiones se incrementan, dado el pago de salarios, confección de horarios, nóminas, etc., teniendo en cuenta que la gestión del negocio será llevada a cabo por la/s persona/s nombrada/s como administrador/es, según el tipo de administración (única, solidaria, mancomunada), quien deberá hacerse cargo, personalmente, o a través de apoderado, de las contrataciones y demás gestiones, sin que los socios que no tengan la condición de administrador pueda realizar ninguna de estas gestiones.
De nuevo, y dada la complejidad de la gestión, lo más recomendable es la contratación de un gestor profesional o, en caso de sociedades de mayor tamaño, contar con un departamento de contabilidad que se dedique a estos menesteres.
RESPONSABILIDADES
Aunque lo que hemos visto hasta ahora parece dar una ventaja, tanto a la hora de iniciar las actividades, como en la gestión diaria, a los trabajadores autónomos, dada la menor exigencia documental y de trámites, en el régimen de responsabilidades las cosas cambian debido a las diferencias respecto al régimen de responsabilidad patrimonial y penal entre trabajadores autónomos y sociedades mercantiles.
Un trabajador o profesional autónomo responderá de las deudas derivadas del negocio con todo su patrimonio presente o futuro.
Así mismo, como persona física, está sujeto al mismo tipo de responsabilidades penales que cualquier otra persona, respondiendo, personalmente por los actos de naturaleza penal en que pueda incurrir, incluyendo la responsabilidad patrimonial civil por tales actos.
Una sociedad mercantil responderá de las deudas derivadas del negocio con su capital social y patrimonio, sin que los socios o sus respectivos patrimonios se van afectados.
Respecto a la responsabilidad penal en que pueda incurrir una sociedad mercantil, hay que tener en cuenta que ésta tiene una personalidad jurídica diferente a la de los socios, por lo que la responsabilidad penal de las personas jurídicas no tiene, en principio, que afectar a los socios.
No obstante, los administradores de una sociedad mercantil pueden, en determinados casos, ser declarados responsables, personalmente, respecto a su gestión en la sociedad mercantil, pudiendo, así mismo, incurrir en responsabilidad penal por los actos ilícitos en que, como administradores, puedan incurrir.
En caso de que el administrador de una sociedad mercantil sea declarado responsable, responderá, con todo su patrimonio, presente y futuro, de las deudas o responsabilidades correspondientes.
Para mayor detalle sobre las responsabilidades de los administradores de sociedades mercantiles, me remito al artículo Responsabilidad de los administradores de una sociedad mercantil.
CESE DE ACTIVIDADES
Se entiende por cese de actividad de un trabajador autónomo la baja, definitiva o temporal, en su actividad, por causas justificadas, que le permite acceder a una prestación por cese de actividad, similar al desempleo de los trabajadores por cuenta ajena.
Los autónomos sólo pueden cesar en su actividad por determinadas causas, principalmente:
- Motivos económicos: Como pérdidas superiores al 10%, o ejecuciones por deudas del 30%, de ingresos del año anterior.
- Deudas: Autónomos sin asalariados con deudas durante dos trimestres que superen el 60% de sus ingresos, sin incluir las deudas con la Seguridad Social y Hacienda.
- Ejecución judicial o administrativa: Deudas que impiden continuar con la actividad.
- Declaración judicial de concurso de acreedores: Que requiere un procedimiento judicial el la Sección Mercantil del Tribunal de Instancia.
- Fuerza mayor: Cierre del negocio por causas imprevistas e insalvables.
- Reducción de Jornada: En caso de tener empleados, cuando la jornada se reduce, vía ERTE, un 60%.
En caso de trabadores autónomos económicamente dependientes, se considera causa de cese de actividad la finalización del contrato, el incumplimiento grave del cliente, o la muerte/incapacidad del cliente.
Además, se han de cumplir ciertos requisitos:
- Tener una causa Legal, que, según hemos visto, puede ser económica, técnica, productiva, fuerza mayor, etc.
- Estar afiliado y en alta en la Seguridad Social.
- Estar al Corriente de los pagos con la Seguridad Social y Hacienda.
- Haber cotizado, al menos, 12 meses.
- Suscribir un acuerdo de actividad, comprometiéndose a buscar empleo.
- Solicitar el alta como demandante de empleo en el SEPE.
- No haber alcanzado la edad de jubilación ordinaria.
Cumpliendo estos requisitos, los trámites a seguir, dentro del plazo de 3 días desde el cese efectivo, son los siguientes:
- Solicitar la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad social, en la fecha de cese, pudiendo hacerlo con una antelación de 60 días.
- Comunicar la fecha de baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas, mediante la presentación del modelo 036 o 037 en la Agencia Tributaria.
- Solicitar la prestación por cese de actividad en la Mutua Colaboradora con la Seguridad Social correspondiente, no el Servicio de Empleo Estatal, teniendo de plazo hasta el último día del mes siguiente al cese de actividad, pues en caso de hacerlo después, se descontarán los días del periodo de percepción.
Una tramitación que el autónomo, al igual que algunos tipos de sociedades, puede hacer mediante el Sistema CIRCE, unificando los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de cese de actividad.
La jubilación es un cese de actividad por razón de la edad y se tramita de modo diferente y tiene diferentes requisitos:
- Un periodo mínimo cotizado de 15 años, exigiéndose que 2 de ellos hayan sido dentro de los últimos 15 años antes de jubilarse.
- La edad ordinaria de jubilación, en 2.025, es de 66 años y 8 meses, si bien, se puede acceder a la jubilación, cobrando el 100% de la pensión, si se han cotizado 38 años y 3 meses.
- Estar al corriente de pago de las cuotas a la Seguridad Social.
En cuanto a las modalidades de jubilación a las que puede acceder un autónomo, podemos distinguir, básicamente, dos tipos:
- Jubilación activa, que permite compaginas el cobro parcial o total, según los casos, de la pensión y la continuidad de la actividad.
- La jubilación anticipada voluntaria, adelantando el cese de actividad hasta 2 años, sin embargo, ello supone una merma en la pensión a cobrar.
El cese de actividad de las sociedades mercantiles presenta diferentes requisitos y tramitación, pudiendo distinguirse entre:
- Cese de actividades, o suspensión temporal de las actividades empresariales, sin que la sociedad deje de existir.
- Extinción de la sociedad, o finalización definitiva de la actividad y la disolución de una sociedad, lo que implica la desaparición de la persona jurídica.
En todo caso, antes de iniciar la tramitación, la sociedad mercantil debe haber cumplido con las obligaciones derivadas del ejercicio ordinario de su actividad, además, aunque la sociedad haya cesado en su actividad, y no pueda prestar servicios, vender bienes y presentar facturas, mantiene su personalidad jurídica y, por tanto, existen obligaciones que se mantienen inalterables:
- Elaborar la contabilidad según el Plan General Contable.
- Legalizar los libros y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- Presentar el Impuesto de Sociedades.
- Presentar las declaraciones periódicas por las obligaciones de retención que siga teniendo.
- Presentar la declaración del IVA de aquellas facturas durante periodo del ejercicio en el que la empresa estaba todavía activa.
- Presentar las declaraciones informativas anuales a las que esté obligada la empresa y seguir accediendo a la Dirección Electrónica Habilitada donde recibirá las notificaciones pendientes.
El cese de actividad de una sociedad conlleva el cumplimiento de los siguientes trámites:
- Extinción de todos los contratos laborales, y baja de los trabajadores contratados.
- Baja de la cuenta de cotización en la Seguridad Social.
- Comunicación del cierre del centro de trabajo.
- Baja en el censo de empresarios y profesionales.
- Baja en el Impuesto de Actividades Económicas en la Agencia Tributaria.
- Comunicación del cese de actividades a cualquier otro organismo oficial o Registro público.
La tramitación del cese de actividad mediante el Sistema CIRCE, permite unificar todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de cese de actividad, tanto de autónomos, como Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL), Sociedades Limitadas de Formación Sucesiva (SLFS), y Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE).
La extinción de una sociedad supone un cierre definitivo y la extinción de la personalidad jurídica de la sociedad, se trata de un proceso que incluye un conjunto de actos de obligado cumplimiento y que se pueden sintetizar en tres pasos:
- Disolución de la sociedad, acordada, generalmente, por acuerdo de la Junta General de socios, acto que paraliza la actividad de la empresa y abre el periodo de liquidación mediante el nombramiento de los liquidadores, por las causas establecidas en los estatutos sociales y en la legislación vigente.
- Liquidación, proceso en el que se cobran los créditos pendientes, se satisfacen las deudas, se liquidan los impuestos correspondientes y se reparte el haber de la sociedad entre los socios según su cuota de participación.
- Extinción, finalizado el proceso de liquidación, se formaliza la extinción mediante escritura pública y se solicita la inscripción de la extinción de la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia en la tiene la sociedad su sede social.
Verificados estos actos correctamente, el Registro Mercantil pertinente, procederá a la cancelación de todas las inscripciones de la sociedad, produciéndose con ello la extinción de la personalidad jurídica.
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